Por qué un manual financiero
Ordena procesos críticos: cobros, pagos, conciliaciones y análisis de rentabilidad. Minimiza errores y mejora el flujo de caja.
Estructura sugerida
- Políticas y responsables.
- Procedimientos operativos.
- Formatos y plantillas.
- KPIs y calendario.
Rutina diaria
- Conciliación caja vs PMS.
- Verificar preautorizaciones / garantías.
- Control de overbookings.
- Actualización ocupación y pickup.
Rutina semanal
- Revisión cuentas por cobrar.
- Pagos programados proveedores.
- Validación comisiones OTA.
- Reporte cash short term.
Rutina mensual
- Estado de resultados simplificado.
- CPOR (costo por habitación ocupada).
- Gasto variable por segmento.
- Revisión plan de inversiones.
Formatos clave
| Formato | Frecuencia | Objetivo |
|---|---|---|
| Hoja de caja | Diaria | Control efectivo |
| Listado CxC | Semanal | Recupero |
| Estado resultados | Mensual | Rentabilidad |
| Forecast ocupación | Rolling | Planificación |
KPIs esenciales
RevPAR
TRevPAR
GOP %
CPOR
% Directo
Días CxC
Roles y responsabilidades
Asignar dueño por rutina (recepción, administración, dirección) con backup y checklist firmado.
Digitalización mínima
- PMS centralizado y actualizado.
- Archivo compartido (drive) con control de versiones.
- Alertas automáticas (vencimientos, ocupación baja).
Errores comunes
- Depender de una sola persona.
- No documentar cambios.
- Confundir caja con resultado.
- No separar costos fijos y variables.
Implementación en 30 días
- Relevar procesos actuales.
- Definir plantillas.
- Capacitar equipo.
- Medir y ajustar.
Conclusión
Un manual sencillo y disciplinado eleva la profesionalización y prepara al hotel para escalamiento o inversión.