Situación inicial
Hotel 42 habitaciones gestionaba reservas, tarifas y pagos en múltiples hojas Excel desconectadas: errores de overbooking y falta de visibilidad.
Dolores principales
- Duplicidad de datos.
- Errores manuales de tarifa.
- Conciliaciones lentas.
- Sin histórico limpio.
- Dependencia de una persona clave.
Decisión de cambiar
Escalamiento OTA y necesidad de control financiero empujan a evaluar PMS con channel y motor.
Proceso de migración
- Inventario procesos (3 días).
- Limpieza de base de datos huéspedes.
- Mapeo tipos de habitación y planes tarifa.
- Carga inicial disponibilidad + restricciones.
- Capacitación recepción y administración.
Métricas antes / después (90 días)
| Métrica | Antes | Después |
|---|---|---|
| Overbookings | 4/mes | 0 |
| Tiempo conciliación diaria | 55 min | 15 min |
| % Directo | 18% | 27% |
| Errores tarifa detectados | 6/mes | 1/mes |
Factores de éxito
- Owner interno del proyecto.
- Plan de capacitación escalonado.
- Checklist diaria post go-live.
- Reunión de retro cada semana.
Aprendizajes
- No migrar datos innecesarios.
- Documentar decisiones de configuración.
- Priorizar flujos críticos (reservas, cobros, informes).
Roadmap siguiente fase
- Automatizar pricing básico.
- Integrar BI.
- Programa fidelización directo.
Conclusión
La migración generó control y tiempo analítico. El PMS se vuelve plataforma de escalamiento al eliminar fricción operacional.