Error 1: mirar solo precio inicial
El plan más barato puede ocultar módulos esenciales (channel manager, motor de reservas, housekeeping) que elevan el costo real.
- Solicita desglose total: setup, usuarios extra, soporte, integraciones.
- Proyecta costo 24 meses, no solo el primer mes.
Error 2: no validar integraciones
Promesas de “integramos con todo” sin pruebas reales causan retrasos.
- Pide lista de integraciones certificadas + fecha de última actualización.
- Test en sandbox: creación reserva, modificación, cancelación.
Error 3: ignorar usabilidad
Interfaces confusas disparan tiempo de capacitación y errores.
- Evalúa tareas clave: crear reserva, asignar habitación, generar reporte.
- Tiempo objetivo: <2 min para reserva simple.
Error 4: soporte reactivo o lento
Sin soporte ágil operas a ciegas ante incidencias.
- Pregunta SLA: tiempos de primera respuesta y resolución.
- Solicita casos reales de soporte complejo.
Error 5: subestimar migración
Datos mal migrados → reportes inconsistentes y frustración.
- Checklist: huéspedes, reservas futuras, tarifas, cuentas corporativas.
- Plan piloto con subset antes del corte definitivo.
Error 6: no involucrar al equipo
Compra top‑down genera resistencia.
- Incluir recepcionistas y housekeeping en demo.
- Recoger feedback estructurado antes de decidir.
Error 7: no medir éxito post implementación
Sin métricas no sabes si valió la pena.
- Definir baseline: tiempo check‑in, errores facturación, ocupación.
- Revisar a 30 / 90 / 180 días.
Matriz de evaluación
| Criterio | Peso | Proveedor A | Proveedor B |
|---|---|---|---|
| Funcionalidad core | 25% | ||
| Integraciones | 15% | ||
| Usabilidad | 15% | ||
| Coste total 24m | 15% | ||
| Soporte | 10% | ||
| Escalabilidad | 10% | ||
| Seguridad | 5% | ||
| Reporting / datos | 5% |
Proceso recomendado
1. Definir objetivos (mejorar X, reducir Y).
2. Shortlist 3 proveedores (requisitos mínimos).
3. Demos centradas en casos reales, no tours genéricos.
4. Prueba operativa 14 días (si ofrecen trial sandbox).
5. Matriz scoring y decisión documentada.
6. Plan de migración y capacitación.
7. Revisión post 90 días.
2. Shortlist 3 proveedores (requisitos mínimos).
3. Demos centradas en casos reales, no tours genéricos.
4. Prueba operativa 14 días (si ofrecen trial sandbox).
5. Matriz scoring y decisión documentada.
6. Plan de migración y capacitación.
7. Revisión post 90 días.
Otros errores secundarios
- Elegir solución “porque un competidor la usa”.
- No revisar roadmap y ritmo de releases.
- Descuidar formación continua.
- No asignar un champion interno.
Conclusión
Elegir un PMS es una decisión estratégica de 3–5 años. Un proceso estructurado y comparativo reduce riesgo y maximiza retorno. Documenta, involucra y apóyate en métricas claras desde el inicio.