Dolores comunes sin digitalizar
- Listas de habitaciones desactualizadas.
- Repetición de instrucciones (idiomas / turnos).
- Cambios de última hora (early check‑in) no comunicados.
- Dificultad para priorizar salidas.
- Incidencias que se pierden en papel.
Funciones clave en un PMS
Estatus en tiempo real
Ocupada, salida, limpieza, inspección.
Ocupada, salida, limpieza, inspección.
Asignación automática
Bloques por pisos o carga equilibrada.
Bloques por pisos o carga equilibrada.
Checklists
Tareas estándar para calidad consistente.
Tareas estándar para calidad consistente.
Incidencias
Reportar daño con foto desde móvil.
Reportar daño con foto desde móvil.
Prioridades
Orden dinámico según early check‑in.
Orden dinámico según early check‑in.
Integración mantenimiento
Ticket inmediato para reparación.
Ticket inmediato para reparación.
Flujo operativo recomendado
1. Corte nocturno → PMS genera plan preliminar.
2. Asignación automática + revisión supervisora.
3. Staff abre app y ve lista ordenada.
4. Marca “limpia” y opcional “inspección”.
5. Reporte incidencia (foto + tipo).
6. Supervisión audita aleatorio.
7. PMS actualiza disponibilidad para recepción.
2. Asignación automática + revisión supervisora.
3. Staff abre app y ve lista ordenada.
4. Marca “limpia” y opcional “inspección”.
5. Reporte incidencia (foto + tipo).
6. Supervisión audita aleatorio.
7. PMS actualiza disponibilidad para recepción.
Beneficios cuantificables
- Menos tiempo improductivo entre habitaciones.
- Reducción de early check‑in rechazados por falta de coordinación.
- Menos errores de inventario (amenities, lencería).
- Historial de incidencias para decisiones de reposición.
KPIs de housekeeping
| Indicador | Descripción | Meta inicial |
|---|---|---|
| Tiempo limpieza estándar | Min desde inicio a fin | Base -5% |
| % early check‑in cumplidos | Solicitudes satisfechas | +15 pts |
| Incidencias registradas | Mejor trazabilidad | Aumentar |
| Retrabajos | Habitaciones reabiertas | <3% |
Implementación por fases
- Piloto con 20–30% de habitaciones.
- Capacitación corta (video + guía visual).
- Incorporar fotos obligatorias en salidas VIP.
- Ajustar carga por métricas de tiempo real.
- Escalar a todo el inventario.
Errores a evitar
- No involucrar supervisión desde el inicio.
- Demasiados campos obligatorios (ralentiza).
- No actualizar prioridades durante picos.
- Ignorar datos recolectados para mejora.
Conclusión
Digitalizar housekeeping con un PMS hotelero no es sólo “ver estados”: es coordinar recursos, anticipar necesidades y elevar consistencia. Empieza pequeño, mide y refina.