Qué consideramos grupo
- >= 5 habitaciones o >= 12 pax.
- Reservadas bajo un mismo organizador / agencia.
- Fechas y condiciones coordinadas.
Fases de gestión
1. Pre‑confirmación:
Bloqueo provisional inventario y tarifa.
Bloqueo provisional inventario y tarifa.
2. Contrato:
Condiciones, pagos y penalizaciones.
Condiciones, pagos y penalizaciones.
3. Rooming list:
Datos huéspedes y preferencias.
Datos huéspedes y preferencias.
4. Ejecución:
Check‑in escalonado y cargos extras.
Check‑in escalonado y cargos extras.
5. Post:
Revisión cargos y feedback.
Revisión cargos y feedback.
Uso del PMS
- Bloqueo de allotment con fecha de liberación automática.
- Etiqueta de grupo + código para reportes.
- Carga de rooming list vía import CSV.
- Folio maestro para extras centralizados.
Rooming list eficiente
| Campo | Obligatorio | Uso operativo |
|---|---|---|
| Nombre / apellido | Sí | Pre check‑in |
| Hora llegada estimada | Recomendado | Escalonar recepción |
| Dietas / alergias | Si aplica | Desayuno / F&B |
| Distribución cama | Opcional | Asignación rápida |
| Teléfono líder grupo | Sí | Canal comunicación |
Flujos para evitar cuellos
Check‑in escalonado: Proponer franjas 30 min.
Entrega llaves: Preparar por subgrupo / planta.
Extras: Acordar política (cada huésped / folio maestro).
Incidencias: Un único contacto para decisiones.
Entrega llaves: Preparar por subgrupo / planta.
Extras: Acordar política (cada huésped / folio maestro).
Incidencias: Un único contacto para decisiones.
Control de cargos
Definir antes: qué extras pasan al folio maestro (traslados, salas) y cuáles al individual (consumos snack). Revisión diaria de discrepancias vs rooming.
Riesgos y mitigación
- No-show parcial: Cut-off y pago anticipado.
- Overbooking interno: Liberar allotment vencido automáticamente.
- Retraso masivo: Comunicación push al coordinador.
KPIs para grupos
- ADR grupo vs ADR base.
- Consumo extras / pax.
- Mins check‑in por pax.
- Incidencias abiertas.
Conclusión
Manejar grupos sin caos exige estructura previa, rooming limpio y un PMS que centralice inventario, folios y comunicación. El resto es disciplina de seguimiento.