Estructura general
- Semana 1: Preparación y limpieza de datos.
- Semana 2: Conciliaciones clave.
- Semana 3: Análisis variaciones y KPIs.
- Semana 4: Acciones correctivas y forecast.
1. Limpieza y consistencia de datos
- Revisar reservas abiertas sin folio cerrado.
- Verificar tarifas manuales no justificadas.
- Clasificar correctamente house-use / cortesía.
- Depurar duplicados o no-shows no marcados.
2. Conciliaciones críticas
| Proceso | Fuente A | Fuente B | Control |
|---|---|---|---|
| Ingresos alojamiento | PMS (reporte cierre) | Contabilidad | Diferencia <1% |
| Ingresos extras | PMS | POS / Manual | Categorías alineadas |
| Pagos tarjetas | PMS | Extracto pasarela | Liquidaciones cuadran |
| Caja recepción | Arqueo físico | PMS cash log | Sin descuadres |
| Comisiones OTA | Facturas OTA | Reserva / PMS | Tasas correctas |
3. Control de gastos
- Categorizar facturas (energía, personal, suministros, marketing).
- Asignar centro de costo simple (alojamiento / F&B / general).
- Detectar gastos recurrentes sin contrato vigente.
- Revisar incrementos >10% vs promedio 3 meses.
4. KPIs financieros
GOPPAR:
Beneficio operativo / hab disponible.
Beneficio operativo / hab disponible.
Margen operativo %:
GOP / ingresos totales.
GOP / ingresos totales.
TRevPAR:
Ingresos totales / hab disponible.
Ingresos totales / hab disponible.
Coste distribución %:
Comisiones + fees / ingresos.
Comisiones + fees / ingresos.
Coste energía por hab:
Monitoriza alzas.
Monitoriza alzas.
Payroll %:
Coste personal / ingresos.
Coste personal / ingresos.
5. Análisis de variaciones
Comparar mes vs budget, mismo mes año anterior y promedio móvil 3 meses. Registrar explicación y acción asignada.
6. Alertas y riesgos
Cobros pendientes >15 días: Escalar.
Comisiones OTA creciendo: Revisar mix.
Energía +20%: Plan eficiencia.
Margen operativo cayendo: Analizar coste variable / pricing.
Comisiones OTA creciendo: Revisar mix.
Energía +20%: Plan eficiencia.
Margen operativo cayendo: Analizar coste variable / pricing.
7. Forecast y acciones
- Actualizar pickup y ocupación proyectada.
- Ajustar tarifas / restricciones si gap >5 pts.
- Plan de upselling fechas débiles.
- Revisar gastos diferibles.
8. Documentación mínima
- Hoja decisiones (fecha, KPI, acción, responsable).
- Evidencia conciliaciones.
- Resumen desviaciones (<1 página).
Implantación rápida
- Checklist compartido.
- Responsables por bloque.
- Reunión mensual 30 min.
- Automatizar reportes PMS.
Conclusión
Un checklist financiero mensual firme protege salud económica. Con soporte del PMS reduces fugas y anticipas desvíos.