El problema del check‑in tradicional
- Datos escritos a mano o dictados (errores + lentitud).
- Documentos escaneados manualmente y archivados sin orden.
- Copias repetidas de la misma información para policía/turismo.
- Colas que impactan la percepción de calidad.
- Picos de demanda difíciles de absorber con poco staff.
Objetivo de la automatización
Reducir minutos por huésped, capturar datos limpios antes de llegada y activar procesos posteriores (cobro, upselling, llaves, registro legal) de forma fluida y auditable.
Componentes de un flujo digital
Formulario previo
Link seguro enviado tras la reserva.
Link seguro enviado tras la reserva.
Captura documento
OCR / foto móvil + validación básica.
OCR / foto móvil + validación básica.
Firma digital
Términos & política de privacidad.
Términos & política de privacidad.
Token pago
Pre-autorización o cobro parcial.
Pre-autorización o cobro parcial.
Preferencias
Hora llegada, necesidades especiales.
Hora llegada, necesidades especiales.
Sincronización PMS
Actualiza ficha huésped e informes.
Actualiza ficha huésped e informes.
Flujo recomendado paso a paso
1. Reserva entra (OTA / web) → PMS crea registro.
2. Disparo automático de email/WhatsApp con link de pre check‑in (24–72h antes).
3. Huésped completa datos + documento + firma + aceptación legales.
4. PMS actualiza estado “Pre check‑in completado”.
5. Opcional: pre-autorización tarjeta / bloqueo garantía.
6. Día de llegada: recepción valida identidad rápida, entrega llave física o digital.
7. Registro legal: export automático a policía/turismo si aplica.
8. Datos enriquecen CRM para email marketing y segmentación.
2. Disparo automático de email/WhatsApp con link de pre check‑in (24–72h antes).
3. Huésped completa datos + documento + firma + aceptación legales.
4. PMS actualiza estado “Pre check‑in completado”.
5. Opcional: pre-autorización tarjeta / bloqueo garantía.
6. Día de llegada: recepción valida identidad rápida, entrega llave física o digital.
7. Registro legal: export automático a policía/turismo si aplica.
8. Datos enriquecen CRM para email marketing y segmentación.
Herramientas posibles
- Módulo nativo del PMS (ideal: menos integraciones).
- Widget externo embebido + API PMS.
- App web ligera (no obligar descarga de aplicación nativa).
- Integración con motor de reservas para capturar desde el inicio.
Beneficios cuantificables
- Reducción de 3–5 minutos por reserva.
- Menos errores de email/teléfono (impacta confirmaciones y remarketing).
- Disminución de filas en horas pico y mejor NPS.
- Mayor conversión de upselling (mensaje previo personalizado).
- Datos estructurados para analítica (origen, motivo viaje, frecuencia).
KPIs a monitorear
- % pre check‑ins completados (meta inicial 40–50%, luego >70%).
- Tiempo promedio check‑in presencial (cronometra antes/después).
- Incidencias de datos incorrectos (tasa de correcciones).
- Uso de upsells (attach rate por segmento).
Obstáculos comunes
- Formulario demasiado largo (abandonos).
- Falta de comunicación clara al huésped.
- Staff sigue copiando manual “por costumbre”.
- No se conecta con check‑out (flujo incompleto).
Buenas prácticas
- CLARIDAD Indica duración: “Menos de 2 minutos”.
- RESPONSIVE Optimizado móvil 100%.
- PROGRESO Barra o pasos (reduce abandono).
- MIN DATOS Solo lo legal + segmentación básica.
- RECORDATORIO Reenvío automático si no completó.
Implementación gradual
- Medir baseline (tiempo actual).
- Piloto con un segmento (p.ej. reservas directas).
- Ajustar formulario según tasa de abandono.
- Extender a OTAs con email pre-llegada.
- Integrar llave digital / kiosko si volumen justifica.
Conclusión
Automatizar el check‑in no reemplaza a tu equipo: lo potencia. Un PMS hotelero con flujo previo de datos reduce fricción inicial y abre espacio para interacción humana de mayor valor. Empieza simple, mide y escala.