Un desfase entre Booking y Hostelworld puede terminar en sobreventa, tarifas incoherentes y mala experiencia para el huésped. La sincronización depende de la correcta comunicación entre tu PMS, el channel manager y el mapeo de habitaciones. Aquí tienes un protocolo claro para diagnosticar y resolver.
Causas más frecuentes de desincronización
- Mapeo incorrecto: tipos de habitación o planes tarifarios mal vinculados, ocupaciones diferentes (1 vs 2 pax), derivadas sin paridad o políticas de niños no alineadas.
- Cambios recientes: altas/bajas o renombres de planes/habitaciones en PMS que no se replicaron al channel/OTA o quedaron pendientes por aprobación.
- Bloqueos manuales: cierres por mantenimiento o eventos hechos en un sistema (PMS o OTA) sin reflejarse en el resto.
- Demora de cache: algunas OTAs almacenan respuestas; los cambios tardan minutos en aparecer. Falta de force refresh o reenvío.
- Errores de credenciales: hotel ID equivocado, usuario inactivo o permisos incompletos en la conexión.
- Reglas de estancia mínima: MLOS/CTA/CTD activas que aparentan "sin disponibilidad" en ciertas fechas/canales.
Diagnóstico paso a paso
- Delimita el alcance: fechas y canal afectado, con hora exacta del hallazgo.
- Verifica en el PMS: disponibilidad, tarifas y restricciones son la fuente oficial.
- Revisa el channel: último push/pull, logs de errores y webhooks recibidos por el PMS.
- Audita mapeos: tipos y planes, ocupaciones admitidas, derivados y paridad.
- Controla restricciones: MLOS, CTA/CTD, stop-sell por fecha/canal.
- Forza resync: reenviar cupo/tarifas/restricciones; espera 5–10 min e invalida cachés (si aplica).
- Valida en la extranet y en la página pública de la OTA; captura pantallas con timestamp.
- Escala con datos: abre ticket al proveedor incluyendo fechas, IDs de mapeo y registros.
Ejemplos reales
Caso A: tarifa vieja en OTA — En PMS subes BAR +10%, pero una OTA muestra el precio anterior. Causa: plan derivado no mapeado. Solución: mapear derivada o crear plan directo y reenviar tarifas.
Caso B: sin cupo solo en una OTA — PMS tiene 3 habs, pero una OTA marca cerrado. Causa: CTA/CTD activas por error. Solución: ajustar restricciones y forzar reenvío; validar en extranet.
Caso C: camas vs dobles — Hostelworld muestra 1 cama, Booking 0 disponibilidad. Causa: mapeo de ocupaciones inconsistente. Solución: alinear ocupaciones y políticas; prueba de control.
Prevención continua
- Checklist semanal: verificar mapeos, dos fechas al azar por OTA y últimos envíos del channel.
- Registro de cambios: bitácora de quién/qué/cuándo y razón del ajuste.
- Uso disciplinado: cambios siempre desde PMS; extranet solo para emergencias documentadas.
- Alertas configuradas: disparidades de tarifa, disponibilidad negativa y picos de pickup.
- Revisión de restricciones: plantillas por temporada/eventos y "ventana de congelado" para cambios <72 h.
Beneficios de operar con sincronización perfecta
- Menos riesgo de sobreventa: inventario pooled coherente en todos los canales.
- Consistencia tarifaria: paridad y reglas derivadas aplicadas correctamente.
- Menos horas operativas: menos correcciones manuales y tickets con OTAs.
- Maximización de ocupación: cupos liberados al instante y venta de último minuto.
- Datos fiables: KPIs y forecast basados en información alineada.
Conclusión: protocolo antes del caos
Ante una desincronización actúa con método: valida fuente oficial (PMS), revisa mapeos y documenta hora de pruebas. La disciplina operativa y un ecosistema bien integrado minimizan incidencias y protegen tus ingresos.
Convierte la sincronización en una fortaleza competitiva, no en una preocupación constante.