Por qué hacerlo
- Minimiza tiempos de espera en recepción.
- Recopila datos limpios y verificables.
- Activa upselling previo a la llegada.
- Mejora percepción de modernidad y control.
Flujo recomendado
1. Reserva confirmada (web / OTA) → PMS.
2. T‑72/48h email + link seguro (pre check‑in).
3. Huésped completa datos + documento + aceptación legal.
4. PMS actualiza estado “pre check‑in listo”.
5. Opcional: preautorización / upsell.
6. Llegada: verificación rápida + llave / código.
7. Registro legal y marketing listos.
2. T‑72/48h email + link seguro (pre check‑in).
3. Huésped completa datos + documento + aceptación legal.
4. PMS actualiza estado “pre check‑in listo”.
5. Opcional: preautorización / upsell.
6. Llegada: verificación rápida + llave / código.
7. Registro legal y marketing listos.
Datos a solicitar
- Nombre completo y documento.
- Nacionalidad y fecha nacimiento.
- Email y móvil (consentimiento marketing).
- Hora estimada llegada + preferencias.
- Aceptación términos / política privacidad.
Herramientas posibles
Módulo PMS
Más integrado, menos fricción.
Más integrado, menos fricción.
Formulario web personalizado
Con conexión vía API.
Con conexión vía API.
Portal huésped
Reúne más funciones (chat, upsell).
Reúne más funciones (chat, upsell).
Kiosko
Para volúmenes altos / lobby moderno.
Para volúmenes altos / lobby moderno.
Aspectos legales
- Conservar logs de aceptación.
- No pedir más datos de los necesarios.
- Cifrar transmisión (HTTPS obligatorio).
- Verificar normativas de registro de huéspedes locales.
KPIs clave
| Métrica | Objetivo inicial | Comentario |
|---|---|---|
| % pre check‑ins completados | ≥50% primer mes | Optimizar copy después |
| Tiempo check‑in presencial | -30% | Medir base antes |
| Upsell attach rate | 5–8% | Ofertas simples |
| Errores datos | <3% | Validaciones básicas |
Comunicación eficaz
El huésped coopera si entiende beneficio. Asunto sugerido: “Ahorra tiempo: completa tu pre check‑in (toma 2 minutos)”. Reforzar en confirmación de reserva y recordatorio T‑24h si no lo hizo.
Errores comunes
- Formulario largo y pesado en móvil.
- Ofrecerlo demasiado tarde (día de llegada).
- No integrar con PMS (duplicar carga manual).
- Falta de validación de emails / móviles.
Ejemplo simple de campos
Nombre | Apellidos | Documento | Nacionalidad | Fecha nacimiento | Email | Móvil | Hora llegada | Comentarios | Acepto términos (checkbox)
Implementación por fases
- Piloto con reservas directas.
- Ajustar copy + validar tasa de finalización.
- Extender a OTA (capturando correo real).
- Agregar upselling contextual.
- Incluir llave digital / kiosko si justifica.
Conclusión
El check‑in online bien diseñado combina simplicidad para el huésped y automatización para tu equipo. Con un PMS hotelero conectado reduces fricción y ganas datos listos para marketing.