Señal 1: Duplicidad y riesgo de error constante
Varias versiones del archivo, fórmulas rotas y datos sobrescritos.
- Archivos “final_v3_def_ahora.xlsx”.
- Falta de historial de cambios.
- Macros que sólo entiende una persona.
Resultado: riesgo de sobreventa, mala facturación y decisiones basadas en datos incompletos.
Señal 2: Falta de visibilidad en tiempo real
La planificación no refleja cancelaciones o cambios inmediatos. Si trabajas con canales (OTA) manualmente, el desfase crece.
- No puedes ver disponibilidad consolidada al instante.
- Retrasos en actualizar precios y restricciones.
- Staff esperando que “se libere” el archivo.
Señal 3: Escalamiento operativo lento
Integrar nuevos procesos (upselling, reportes automáticos, housekeeping móvil) en Excel implica trabajo manual adicional.
- No hay roles ni permisos diferenciados.
- Las métricas (ADR, RevPAR) se calculan tarde.
- Marketing no accede a datos limpios de huéspedes.
Comparación rápida Excel vs PMS
Disponibilidad
Excel: manual / PMS: tiempo real.
Excel: manual / PMS: tiempo real.
Errores
Excel: frecuentes / PMS: controlados.
Excel: frecuentes / PMS: controlados.
Integraciones
Excel: nulas / PMS: canales, motor, contabilidad.
Excel: nulas / PMS: canales, motor, contabilidad.
Escalabilidad
Excel: limitada / PMS: modular.
Excel: limitada / PMS: modular.
Cómo migrar sin dolor
1. Auditar tu archivo actual (columnas útiles vs ruido).
2. Limpiar datos huéspedes (nombres, correos duplicados).
3. Definir fecha de corte (low season ideal).
4. Cargar reservas futuras al PMS.
5. Capacitación breve por roles.
6. Operar en paralelo 3–5 días (validar).
7. Cerrar Excel y archivarlo como histórico.
2. Limpiar datos huéspedes (nombres, correos duplicados).
3. Definir fecha de corte (low season ideal).
4. Cargar reservas futuras al PMS.
5. Capacitación breve por roles.
6. Operar en paralelo 3–5 días (validar).
7. Cerrar Excel y archivarlo como histórico.
Beneficios tras el cambio
- Menos incidencias en recepción.
- Disponibilidad y tarifas coherentes en todos los canales.
- Reportes financieros listos sin fórmulas manuales.
- Bases de datos limpias para campañas de fidelización.
Conclusión
Si reconoces estas señales, ya superaste la fase de “Excel es suficiente”. Adoptar un PMS libera tiempo, reduce riesgo y te prepara para profesionalizar tu operación.