Contexto inicial
- Tiempo medio check‑in: 6–7 min.
- Errores en datos de huéspedes (correo/teléfono).
- Picos 15:00–17:00 con espera.
Los 5 pasos
1. Formulario previo:
Link automático en email 72h antes.
Link automático en email 72h antes.
2. Validación documento:
Captura foto + OCR básico.
Captura foto + OCR básico.
3. Firma digital:
Aceptación términos.
Aceptación términos.
4. Asignación dinámica:
Liberar limpieza confirmada.
Liberar limpieza confirmada.
5. Entrega llave:
Digital o tarjeta preparada.
Digital o tarjeta preparada.
Herramientas usadas
- PMS con módulo check‑in online.
- Pasarela integrada para cobro pendiente.
- Plantillas de mensajería segmentadas.
- Panel ocupación en tiempo real.
Medición del impacto
| Métrica | Antes | Después |
|---|---|---|
| Min por check‑in | 6.5 | 2.8 |
| % formulario previo completado | 0% | 63% |
| Errores datos (correo) | 11% reservas | 3% |
| Colas pico (personas) | 6–8 | 1–2 |
Cambios operativos
Recepción reorienta tiempo a upselling y atención personalizada en lugar de tareas administrativas mecánicas.
Testimonio
"La fricción bajó y ahora podemos ofrecer recomendaciones sin prisa: la satisfacción se nota en reseñas."
Conclusión
La clave de automatizar check‑in es combinar formulario previo, verificación y llave lista al arribo. Un PMS hotelero con flujo integrado reduce fricción de adopción.